Подотчетные суммы, за которые сотрудник не удосужился своевременно отчитаться, становятся его доходом, облагаемым НДФЛ.

Источник: Письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341

Как известно, суммы возмещения командировочных расходов (на проезд, проживание и т.д.) не являются облагаемым НДФЛ доходом. Но лишь при условии, что такие расходы документально подтверждены.

Согласно положению об особенностях направления работников в служебные командировки, сотрудник, вернувшийся из командировки, обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К отчету прилагаются подтверждающие фактически произведенные расходы документы.

Следовательно, если надлежащим образом оформленный авансовый отчет не представлен, деньги, выданные работнику под отчет, уже не могут быть квалифицированы как возмещение командировочных расходов. Т.е. НДФЛ-освобождение на эти суммы не распространяется.

При этом работодатель вправе принять решение о необходимости возврата работником полученных им подотчетных сумм. И в случае, если работник вернет все до копейки, облагаемого НДФЛ-дохода у него естественно не возникнет.