Организации, которая компенсирует «дорожные» расходы сотруднику, чьи трудовые обязанности связаны с постоянными поездками, не требуется начислять с суммы такой компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Источник: Письмо Минфина от 22.08.2019 № 03-15-06/64487

Обязанность работодателя возмещать «разъездным» работникам затраты на проезд, проживание и прочие сопутствующие служебной поездке затраты установлена ТК. А, как известно, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством и связанных с исполнением физлицом трудовых обязанностей, освобождаются от обложения страховыми взносами и НДФЛ.

При этом важно не забывать о документальном оформлении таких компенсаций. Так, в данном случае, необходимо:

- в коллективном договоре, соглашении, ЛНА или трудовом договоре прописать, что работа сотрудника носит разъездной характер, а также установить размер и порядок возмещения его «дорожных» расходов;

- иметь в наличии представленные работником документы, которые подтверждают понесенные им расходы.

Если же подтверждающих документов по расходам нет, то с выданных работнику сумм взносы и НДФЛ все-таки придется начислить. Так как в этом случае выплаты в пользу работника уже нельзя квалифицировать как компенсацию его расходов.