В случае, когда участие работника в представительских мероприятиях является частью его трудовых обязанностей, оплата работодателем расходов сотрудника в рамках этого мероприятия не облагается НДФЛ.

Источник: Письмо Минфина от 25.03.2019 № 03-07-11/19838

Доказать, что участие в мероприятии для сотрудника не развлечение, а работа, помогут следующие документы:

- приказ по организации о проведении соответствующего представительского мероприятия;

- утвержденный перечень работников, принимающих в нем участие.

Также важно, чтобы между вопросами, являющимися предметом переговоров, проводимых в ходе мероприятия, и служебными обязанностями работника, прописанными в трудовом договоре, прослеживалась непосредственная связь.

При этом в случае, если оплата организацией различных расходов в рамках проведения представительских мероприятий производится в интересах физлиц – участников таких мероприятий, то такая оплата признается «натуральным» доходом «физика». Следовательно, с суммы такой оплаты следует начислить НДФЛ.