Если работник не вернул работодателю выданные под отчет и не истраченные по назначению суммы, а работодатель решил не удерживать с подотчетника эти деньги, у сотрудника возникает облагаемый НДФЛ и взносами доход.

Источник: Письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@

По правилам, деньги, выданные организацией подотчетному лицу и не израсходованные на цели, на которые они выдавались (израсходованные не полностью), подлежат возврату. Причем, по мнению налоговиков, работодатель должен принять все возможные меры по возврату подотчетных денег (удержать из зарплаты или обратиться в суд).

При этом в случае принятия работодателем решения о прощении долга работника в виде выданных под отчет и не истраченных сумм, дата принятия такого решения будет считаться датой возникновения у работника дохода, полученного в рамках трудовых отношений.

Если же дело дошло до суда, но вернуть долг все равно не удалось (например, когда работник уже уволился, а срок исковой давности истек), то датой возникновения у работника дохода будет считаться дата, с которой взыскание долга стало невозможным.