Суммы возмещения командировочных расходов (на проезд, аренду жилья и т.д.) освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами. Но это освобождение применяется лишь в случае, когда сотрудник, вернувшись из командировки, представил авансовый отчет.

Источник: Письмо Минфина от 01.02.2018 №03-04-06/5808

Дело в том, что если авансовый отчет работником сдан не был, то выданные перед командировкой под отчет суммы уже не считаются выплатами, произведенными в возмещение командировочных расходов. Соответственно, такие подотчетные суммы облагаются страховыми взносами и НДФЛ в общеустановленном порядке.

Кстати, если сотрудник не принес авансовый отчет по загранкомандировке, на которую деньги ему выдавались в иностранной валюте, то в целях обложения выданной суммы НДФЛ и страховыми взносами пересчитать валютную сумму в рубли нужно будет по курсу ЦБ РФ, действующему на дату:

- начисления этих сумм (в целях исчисления страховых взносов).

- фактического получения денег (в НДФЛ-целях).