Письмо ФНС РФ от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848

«О порядке признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на ГСМ»

Показатели спидометра используются для определения и подтверждения пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Стоимость топлива, использованного в отчетном периоде для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, учитывается при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов.

В случаях, если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство, по мнению Минфина России, должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «показания спидометра» формы путевого листа. При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Для признания таких документов первичными для принятия их данных в целях налогового учета, они должны иметь обязательные реквизиты, установленные статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.