При выявлении недостачи по вине работника, виновный сотрудник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Впрочем, работодатель вправе отказаться от взыскания. В этом случае у работника не возникает дохода, облагаемого страховыми взносами и НДФЛ.

Источник: Письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68917

Дело в том, что конкретный размер причитающегося к возмещению работником ущерба устанавливается самим работодателем. Если работодатель решил, что виновный ему ничего не должен, размер взыскания (экономической выгоды от прощенного долга) равен нулю, а значит начислять НДФЛ просто не с чего.

Что касается страховых взносов, то НК установлено, что объектом обложения взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц. Поскольку при отказе от взыскания с виновного работника суммы недостачи работодатель не производит никаких выплат, то объекта обложения взносами не возникает.