В случае, когда сотрудник ездит по рабочим делам на личном автомобиле, а работодатель компенсирует ему сопутствующие расходы, объекта обложения НДФЛ не возникает.

Источник: Письмо Минфина от 26.09.2017 № 03-04-06/62152

Дело в том, что от обложения НДФЛ освобождены все виды установленных законодательством компенсаций, связанных с исполнением гражданином трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях, а также возмещать расходы, связанные с таким использованием, установлена Трудовым кодексом. Соответственно, и сумма компенсации за использование собственного авто работника в интересах работодателя, и сумма возмещения понесенных сотрудником при этом расходов, освобождается от обложения НДФЛ. Правда при условии, что у работодателя имеются документы, подтверждающие принадлежность используемого автомобиля работнику, использование машины в интересах работодателя, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие понесенные расходы.

Узнать, в каком объеме можно учесть в "прибыльных" целях выплаченную работнику компенсацию, вы можете воспользовавшись нашим Калькулятором.

Кстати, если автомобиль не принадлежит сотруднику на праве собственности, а взят в аренду, и арендную плату за авто уплачивает работодатель, то при использовании этой машины для служебных целей облагаемого НДФЛ дохода у сотрудника также не возникает. Опять же при условии наличия документов, подтверждающих деловую цель его поездок. Если же таких документов нет или арендованная для сотрудника фирмой машина используется им в личных целях, то с сумм арендной платы нужно начислить НДФЛ.