Когда и как выплатить, как считать аванс, как оплатить работу в выходные и праздники, как выдать расчётные листки, как считать НДФЛ, страховые взносы и учитывать расходы.

О сроке выплаты

Зарплату надо выдавать минимум дважды в месяц: с 16 числа по последнее число текущего месяца аванс, с 1 по 15 число следующего месяца – зарплату за вторую половину месяца.
Точные даты пропишите в трудовом или коллективном договоре либо в положении об оплате труда. Образец его составления – в Типовой ситуации.

Об авансе

Авансом называют зарплату за первую половину месяца, пропорциональную отработанному времени. Если сотрудник в это время не работал, например из-за болезни, аванс ему не платят. Можно установить аванс в фиксированной сумме, но придется проверять соответствует ли он реально отработанному времени.

О выплате на карту

Этот способ указывают в трудовом договоре или ЛНА, а сотрудник подает заявление с реквизитами карты удобного ему банка. Отказать под предлогом того, что зарплатный проект у работодателя в другом банке, нельзя.
За ограничение в выборе банка для получения зарплаты предусмотрен административный штраф.

О выплате наличными

Если в организации не предусмотрен перевод зарплаты на банковские карты и работник не попросил об этом в заявлении, деньги выдают наличными.
В последний день выдачи не полученную в срок зарплату депонируют. Если в течение 3 лет работник не обратится за депонированной зарплатой, её списывают как кредиторскую задолженность. Детали списания – в Типовой ситуации.

Об оплате выходных и праздников

За труд в эти дни положена двойная ставка за каждый час работы. Или одинарная, если работник попросит в счет отработанного праздника отгул. Причем оклад за месяц, в котором сотрудник использует отгул, надо выплатить полностью.
При сменном графике эти правила применяют, когда смена выпала на нерабочий праздничный день. За смену в обычный выходной выдают обычную же зарплату.
Сдельщику за работу в праздник причитается двойная сдельная расценка, а если он берет отгул — одинарная.

О расчетном листке

Вместе с зарплатой за вторую половину месяца работники должны получить расчетный листок, форма которого обычно есть в бухгалтерских программах. Если с какими-то работниками налажен электронный кадровый документооборот, листок можно выслать им на email, остальным – выдать бумажный. Подробности об ЭКД – в Типовой ситуации.

Об НДФЛ

НДФЛ надо удержать и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца. Сроки подачи уведомлений по налогу и его уплаты – в Типовых ситуациях.
С 2025 г. действует пятиступенчатая шкала ставок НДФЛ: 13, 15, 18, 20 и 22%. Так, доходы до 2,4 млн руб. с начала года облагают по ставке 13%, а свыше этой суммы и до 5 млн руб. – по 15%.

О страховых взносах

Взносы по единому тарифу и взносы на травматизм считают ежемесячно по каждому работнику со всех выплат ему с начала года. Первые взносы уплачивают до 28 числа следующего месяца, вторые – до 15-го. Об исчисленных взносах по единому тарифу за первый и второй месяцы квартала подают уведомление до 25 числа следующего месяца.

О налоговом учете

Для налога на прибыль зарплату и взносы с неё учитывают в расходах в последний день месяца, за который они начислены.

Подробности начисления и выплаты зарплаты, включая зарплату за декабрь 2024 года, с примерами документов и расчетов, а также детали НДФЛ с зарплаты в 2025 году – в новом онлайн-тренинге